Legacy-rapporter og værktøjer

Legacy-rapporter

Erfaringer og diverse værktøjer er samlet i foreløbigt tre rapporter:

Den første rapport, der er fra 2019, ser nærmere på det internationale legacy-landskab og -praksis. Rapporten tager bl.a. udgangspunkt i 50 internationale foreninger/kunder og 50 destinationer.

Den anden rapport (2020) ser mere detaljeret på, hvordan de internationale videnskabelige foreninger (kunderne) og mødedestinationer sammen kan skabe større og varig effekt af kongresserne – både for kunden, de delegerede og destinationen. Rapporten fremlægger bl.a. bud hovedtrinene i processen samt en række værktøjer, der kan hjælpe i planlægningen.

Den tredje rapport (2023) samler erfaringerne fra 9 danske case-kongresser, nye værktøjer og fremlægger en lang række anbefalinger.

Legacy-værktøjer

Nedenfor præsenteres nogle af de værktøjer, som MeetDenmark og foreningens fire kongresdestinationer, har udviklet og testet. Der er både værktøjer til forberedelse og til den egentlige gennemførelse af legacy-processer. Således er fx værktøjer, som kan hjælpe i de forberedende overvejelser samt i de trin, som man skal igennem for at identificere legacy-mål og konkrete aktiviteter.

Værktøjerne er primært udviklet til brug ifm. værtskab for internationale videnskabelige kongresser. Det er dog vurderingen, at de også vil kunne inspirere og tilpasses til møde- og messeområdet.

Det er vigtigt at bemærke, at der er tale om generiske værktøjer, som bør/kan tilpasses lokale forhold og den konkrete kontekst ift. specifikke kongresser. Værktøjerne er til fri afbenyttelse for alle danske aktører. Der er dog krav om, at MeetDenmark og Danmarks Erhvervsfremmebestyrelse, som har medfinansieret udviklingen, skal krediteres.

Hvis du er interesseret i at arbejde med legacy ifm. kommende møder, messer eller kongresser og ønsker mere viden eller sparring, er du velkommen til at kontakte MeetDenmarks sekretariat eller en af MeetDenmarks kongresdestinationer.

Værktøjer til forberedelse

Prioritering: "Meeting Value Proposition Matrix"
Legacy-processer er ressourcekrævende. En destination vil derfor typisk kun kunne arbejde med et begrænset antal processer/kongresser om året. Samtidig er det ikke alle kunder og kongresser, som har interesse i – eller er klar til – at indgå i en legacy-proces. Det er derfor centralt, at destinationen fokuserer på de rigtige kunder og kongresser, hvis man ønsker at arbejde med legacy. Dette værktøj kan hjælpe destinationerne i denne prioriteringsproces og inspirere til, hvilken rolle destinationen med fordel kan påtage sig. Værktøjet indgår også i rapporten: ”MeetDenmark Meeting Lagacies – Innovating for Enhanced Value Creation” (se s. 14 samt 42-44).

Hovedtrin i legacy-processen: "The Meeting Legacy Strategic Pathway"
Alle legacy-processer vil være forskellige og afhænge af den konkrete kunde, kongres og de relevante interessenter på destinationen. Men der vil alligevel typisk være en række hovedtrin, som man med fordel kan gå igennem i sin planlægning og gennemførelse af processen. Disse trin præsenteres i dette værktøj, som du også kan læse mere om i rapporten ”MeetDenmark Meeting Lagacies – Innovating for Enhanced Value Creation” (bl.a. s. 30-33). 

Værktøjer til legacy-workshops

Workshop-plakater
Dette værktøj er tænkt som arbejdsplakater, der kan printes (i stort format) og anvendes ifm. workshops med de involverede aktører mhp. facilitering og strukturering. Den første arbejdsplakat kan anvendes til udvikling af en fælles forståelse af legacy-potentialet ifm. en konkret kongres. Den anden arbejdsplakat kan anvendes til at skabe en fælles vision og nogle konkrete fokusområder. Den tredje arbejdsplakat kan anvendes til at udvikle de konkrete aktiviteter (to tilgængelige versioner). Den fjerde og sidste arbejdsplakat kan workshop-grupperne bruge ifm. den praktiske planlægning af aktiviteterne (inkl. udfyldt eksempel). Der findes ydermere en facilitator-guide, som lederen af workshoppen kan anvende. Den kan rekvireres ved henvendelse til MeetDenmarks sekretariat.

Inspirationskort til outreach-aktiviteter (eksempler)
De fleste interessenter, der deltager på legacy-workshops fra danske virksomheder, organisationer og myndigheder vil typisk ikke have den store erfaring med afholdelse af kongresser – og slet ikke med legacy-processer eller udvikling af konkrete outreach-aktiviteter. Der er derfor udarbejdet et sæt inspirationskort, som kan danne udgangspunkt for en brainstorm og forhåbentlig give deltagerne ideer til aktiviteter, som kan fremme adressere deres behov og fremme deres mål.