Mødeplanlægning

Du har prøvet det før; Du bliver inviteret til et møde, af en person du ikke rigtig kender, om et projekt du ikke kan huske du har hørt om, og du er ikke helt sikker på, hvordan du kan bidrage til mødet. Klik. Du accepterer alligevel. Mange møder er uigennemtænkte og derfor spildte muligheder.

Derimod kan det gode møde, hvor der er tænkt over hver en detalje, være nøglen til at fremme et teams eller en organisations rejse mod målet. Så hvordan sikrer du at de møder du er vært for, er produktive og opleves som meningsfulde?

IDOARRT (Intention, Desired Outcomes, Agenda, Roles, Rules & Time - i denne artikel oversat til dansk), er et simpelt værktøj der sikrer at du kommer omkring de vigtigste overvejelser, når du skal planlægge et godt møde eller en god workshop.

Vi springer ofte direkte til agendaen, når vi skal planlægge et møde (visse møder har desværre slet ikke nogen agenda). Begynd i stedet med at afklare hvad den dybere intention for mødet er, og hvad du ønsker at mødedeltagerne skal nå frem til i løbet af mødet.

Intention: Hvad er intentionen eller det dybere formål med mødet?

Ønskede resultater: Hvilke resultater ønsker vi at have opnået når mødet er færdigt - beslutninger, aftaler, læring, forståelse, forslag etc.

Nu er det tid til at tænke over selve agendaen. Hvilke spørgsmål og aktiviteter vil være meningsfulde og lede mødedeltagerne frem til de ønskede resultater? Tænk ikke kun i diskussionspunkter, men prøv at tænke på forskellige typer af metoder og aktiviteter, der kan øge effektiviteten i arbejdet og den samlede oplevelse af mødet.

Agenda: Hvilke aktiviteter skal vi igennem og i hvilken rækkefølge?

Vi snakker sjældent om roller og regler i møder. Men ingen gider en fest, hvor alle gæsterne skiftes til at styre  Spotify-spillelisten.

Roller: Hvilke roller skal være på plads for at mødet bliver godt? Hvem leder mødet? Hvem tager notater? Hvem står for kaffe og kage? Deltager alle, eller er der nogen som bare er med for at give information?

Regler: Hvilke aftaler for arbejdet vil være vigtige at gøre eksplicitte for at mødet bliver godt og meningsfyldt? Det kan være guidelines der fordrer kreativitet, åben og ærlig kommunikation, at folk forpligter sig, eller noget så enkelt som, at telefonen bliver i lommen og computeren i tasken.

Tid: Hvor langt er mødet? Hvornår er der pauser? Hvor lang tid er der til hver ting?

Tid er så indlysende en faktor at vi sommetider overser den. Gode møder har en tydelig tidsplan, som kan justeres undervejs.

Udover at bruge IDOARRT modellen til at planlægge et møde, kan det skabe en god ramme for dit møde ved at præsentere alle dele af den for mødedeltagerne i begyndelsen af mødet. Det sikrer tydelighed, transparens og en tryg ramme for deltagerne.

Andre tips:

• Kontakt de personer, der skal deltage i mødet, eller som vil blive berørt af det, og tal med dem på forhånd.
• Sørg for at få feedback på din plan fra nogle få mennesker - det får bl.a. folk til at føle sig værdsatte, og mere ansvarlige i møderne.
• Møder handler ikke kun om at få ting gjort, men også om at fremme en positiv teamkultur. Hvordan kan du skabe rum for personlige møder og forbindelser?
• Møder må gerne være sjove. Hvordan kan du bruge anderledes virkemidler såsom film, billeder, poesi eller musik til at inspirere og skabe stemning.
• Følg op med deltagerne efter mødet. Fik de det ud af mødet de havde håbet på, er det opstået tanker på bagkant af mødet, har de brug for noget fra dig eller de andre mødedeltagere?